Hoe Droppr een geüpload document leest

Bij elke upload worden het type, de houder en de datums uitgelezen. Als de gegevens met voldoende zekerheid zijn herkend, worden de velden ingevuld en als uitgelezen gemarkeerd; zo niet, dan wordt het document in de wachtrij geplaatst voor menselijke controle.

Documenten en foto's worden versleuteld opgeslagen en zijn uitsluitend zichtbaar voor het bedrijf dat ze heeft geüpload. Een partner ziet alleen het resultaat — een nalevingsscore, een verificatiebadge, een vervaldatum — en nooit het bestand zelf. Die scheiding is bewust aangebracht, zorgt ervoor dat het netwerk werkt en kan niet worden aangepast.

De zoekfunctie op dit scherm zoekt niet alleen op naam. Kentekens, VIN's, chauffeursnummers en boekingsreferenties zijn allemaal geïndexeerd. Daarom is het meestal het snelst om de gegevens die u voor u hebt te plakken om het record te vinden dat u wilt openen.

Bulkacties worden toegepast op alles wat is geselecteerd. In het bevestigingsvenster staat altijd om hoeveel records het gaat en wat ermee zal gebeuren. Geen enkele bulkactie is onomkeerbaar: elke actie die op deze manier wordt uitgevoerd, kan de rest van de werkdag vanuit hetzelfde scherm ongedaan worden gemaakt.

De mobiele app toont dezelfde gegevens als het dashboard, met alleen de functies die een chauffeur of terreinbeheerder nodig heeft. De app werkt offline: een registratie die zonder bereik wordt aangemaakt, wordt in de wachtrij geplaatst en verzonden zodra de telefoon weer verbinding heeft. Daarbij blijft het daadwerkelijke tijdstip van aanmaak behouden, in plaats van het tijdstip waarop de registratie is ontvangen.

Integraties lezen en schrijven volgens dezelfde regels als een persoon. Een API-sleutel kan niets zien wat buiten het bereik van zijn machtigingen valt, en bij een record dat ermee wordt gewijzigd, wordt in het auditlogboek de naam van de integratie vermeld in plaats van een leeg veld. Zo wordt een geautomatiseerde wijziging nooit aangezien voor een wijziging door een collega.

Als een veld verplicht is, meldt Droppr dat pas wanneer je probeert te publiceren, en niet terwijl je nog aan het typen bent. Zo wordt een half ingevuld item nooit rood terwijl je ermee bezig bent. Optionele velden die nuttig kunnen zijn om in te vullen, worden bovenaan het formulier voorgesteld in plaats van verplicht gesteld.

Als u overstapt van een spreadsheet of een ander systeem, voert u eerst handmatig één voertuig of één chauffeur in en vergelijkt u dit met het resultaat van de import. Tien minuten die u hieraan besteedt, zijn meer waard dan hoeveel controles achteraf ook, en meestal ontdekt u zo dat een kolom in de verkeerde volgorde staat.

Kom je er nog steeds niet uit? Support kan dezelfde schermen zien als jij, dus een link naar het record en één zin over wat je had verwacht dat er zou gebeuren, zijn meestal voldoende om meteen bij het eerste antwoord een bruikbare oplossing te krijgen in plaats van pas bij het derde.

Alles wat op dit scherm wordt weergegeven, kan worden geëxporteerd. Daarbij worden de toegepaste filters meegenomen in plaats van de volledige tabel. Dat is meestal precies wat u wilt wanneer iemand per e-mail om een lijst vraagt, en zo voorkomt u dat een spreadsheet ongemerkt een tweede informatiebron wordt.

Verwijderen is bewust lastiger gemaakt dan archiveren en is voor de meeste records zelfs helemaal niet mogelijk. Door een record te archiveren, verdwijnt het uit alle lijsten en planningen, maar blijft het wel leesbaar. Dat is precies wat een auditor, verzekeraar of collega die gegevens van afgelopen winter bekijkt nodig heeft.

Alles wat je typt, wordt automatisch opgeslagen. Droppr bewaart de registratie als concept totdat je deze publiceert. Je kunt dus op een laptop beginnen, halverwege stoppen en later verdergaan op de tablet in het depot zonder dat er een veld verloren gaat. Niets van wat je invoert, is zichtbaar voor je partners totdat de registratie is gepubliceerd. Je kunt dus gerust vroeg en vaak opslaan.

Wat je hier kunt doen, hangt af van de rol die je bij de uitnodiging hebt gekregen. Een wagenparkbeheerder kan alles binnen de entiteit aanmaken en bewerken, een planner kan het rooster wijzigen maar niet het wagenpark zelf, en een lezer kan alles bekijken zonder iets te wijzigen. Als een knop ontbreekt op een plek waar die volgens dit artikel zou moeten staan, komt dat vrijwel altijd door je rol.

Elke wijziging wordt in het auditlogboek vastgelegd, samen met de naam van degene die de wijziging heeft aangebracht en het exacte tijdstip. Het logboek staat onderaan de registratie en kan door niemand worden gewijzigd of gewist, ook niet door ons. Daardoor kan het tijdens een audit als bewijsmateriaal worden gebruikt en is het niet slechts een handig hulpmiddel voor kantoor.

Datums en tijden worden opgeslagen in UTC en weergegeven in de tijdzone van de browser die u gebruikt. Dit is van belang rond de overgang van de ene dag naar de andere: een boeking die om half één 's nachts in Warschau begint, valt in Dublin nog op de vorige avond, en dat wordt ook zo in het rooster weergegeven. Bij exports wordt altijd de UTC-offset vermeld, zodat een spreadsheet later niet verkeerd kan worden geïnterpreteerd.

Als er na een import of een bulkwijziging iets niet klopt, gaat er niets verloren. Droppr bewaart elke versie van een record. Vanuit het geschiedenispaneel kunt u elke versie herstellen. Dat is de veiligste manier om een fout ongedaan te maken — en zeker veiliger dan het record te verwijderen en opnieuw te beginnen met een leeg formulier.

Meldingen worden per e-mail verstuurd en in het dashboard weergegeven. Hiervoor wordt het adres uit je eigen profiel gebruikt en niet het bedrijfsadres, zodat iedere collega alleen de voor hem of haar relevante meldingen ontvangt. In je meldingsinstellingen kun je een categorie meldingen dempen zonder de overige meldingen uit te schakelen.