Datenschutzerklärung

• Verantwortlicher: Droppr BV
• Gesellschaftssitz: Watertorenstraat 8, bus 11, 9300 Aalst
• Unternehmensnummer: 1020.116.732
• Kontakt: info@droppr.be

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Droppr BV personenbezogene Daten im Rahmen von Droppr Network verarbeitet.

Droppr Network ist eine digitale Netzwerkplattform für professionelle Parteien in der Logistik- und Transportbranche. Über die Plattform können Mitglieder sich registrieren, Dokumente hochladen, Compliance-Informationen verwalten, Verifizierungen durchführen lassen, Netzwerkbeziehungen verwalten und professionelle Zusammenarbeit unterstützen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten unter anderem von Plattformnutzern, Ansprechpartnern, Geschäftsführern, Mitarbeitern, Fahrern, Subunternehmern und anderen natürlichen Personen, deren Daten über Droppr Network verarbeitet werden.

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Droppr Network kann unter anderem folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

2.1 Konto- und Kontaktdaten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Funktion
• Unternehmen oder Organisation
• Benutzerrolle
• Login- und Kontodaten
• Kommunikation mit Droppr oder anderen Mitgliedern über die Plattform

2.2 Berufs- und unternehmensbezogene Daten

• Daten von Ansprechpartnern, Geschäftsführern oder Vertretern
• Unternehmensdaten, soweit diese natürlichen Personen zugeordnet werden können
• Daten über Netzwerkbeziehungen, Rollen und Zugriffsrechte
• Daten, die für Registrierung, Verifizierung und Kontoverwaltung erforderlich sind

2.3 Compliance- und Transportdokumente

Je nach konkreter Situation können Mitglieder Dokumente hochladen oder verwalten, wie etwa:

• Transportgenehmigungen
• Versicherungsbescheinigungen
• CMR- oder Transporthaftpflichtversicherungen
• RSZ- oder Steuerbescheinigungen
• Identitäts- oder Vertretungsnachweise
• Führerschein C/CE
• Code 95
• Fahrerkarte
• A1-Dokumente
• IMI- oder Entsendungsdokumente
• Arbeitserlaubnisse, Single Permits oder Aufenthaltsdokumente, sofern relevant
• andere Dokumente, die für Transport-Compliance, Haftung in der Lieferkette, gesetzliche Kontrollen oder professionelle Zusammenarbeit erforderlich sind

2.4 Compliance-Status, Flags und Verifizierungsdaten

Droppr Network kann Status, Labels, Indikatoren oder Flags verarbeiten, wie etwa:

• Dokument vorhanden / fehlt
• gültig / abgelaufen
• compliant / nicht compliant
• Prüfung erforderlich
• unlesbares Dokument
• Inkonsistenz festgestellt
• möglicher Risikoindikator
• Prüfdatum
• Gültigkeitsdatum
• Verifizierungsstatus

Diese Status und Indikatoren unterstützen den Compliance-Prozess und die Dokumentenprüfung innerhalb der Plattform.

2.5 Technische Daten und Logs

Droppr kann technische Daten verarbeiten, wie etwa:

• IP-Adresse
• Login-Zeitpunkte
• Audit-Logs
• Dokumenten-Uploads
• Änderungen an Dokumenten oder Status
• Zugriffs- und Nutzungsdaten
• Sicherheitslogs
• Fehlermeldungen und Support-Informationen

Diese Daten sind erforderlich für Sicherheit, Protokollierung, Betrugsprävention, Support und das ordnungsgemäße Funktionieren der Plattform.

3. Wofür verwenden wir diese Daten?

Droppr verarbeitet personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• Erstellung und Verwaltung von Konten
• Gewährung des Zugangs zu Droppr Network
• Verwaltung professioneller Netzwerkbeziehungen
• Unterstützung des Dokumentenmanagements und der Compliance-Prozesse
• Prüfung von Vorhandensein, Gültigkeit und Vollständigkeit von Dokumenten
• Unterstützung von Transport-Compliance, Haftung in der Lieferkette, Entsendungspflichten und anderen gesetzlichen oder vertraglichen Kontrollpflichten
• Anzeige von Compliance-Status, Labels oder Indikatoren innerhalb zulässiger Netzwerkbeziehungen
• Erkennung fehlender, abgelaufener, unlesbarer oder inkonsistenter Dokumente
• Unterstützung der Nutzer bei der Korrektur oder Ergänzung von Dokumenten
• Sicherung der Plattform
• Verhinderung und Untersuchung von Missbrauch, Betrug, unbefugtem Zugriff oder illegalen Inhalten
• Erbringung von Support
• Rechnungsstellung und Kundenverwaltung
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Verbesserung der Funktionsweise, Zuverlässigkeit und Sicherheit der Plattform

4. Setzen wir KI oder automatisierte Dokumentenextraktion ein?

Ja. Droppr Network kann automatische Dokumentenextraktion über Google Cloud / Google Document AI oder vergleichbare Technologien nutzen.

Nutzer laden Dokumente in die Droppr-Plattform hoch. Diese Dokumente können anschließend automatisch ausgelesen werden, um relevante Daten zu erkennen, wie Dokumenttyp, Name, Dokumentennummer, Gültigkeitsdatum, Unternehmen, Fahrer oder andere Compliance-Daten.

Diese automatische Extraktion unterstützt die Prüfung auf Vollständigkeit, Gültigkeit und mögliche Inkonsistenzen. Die Technologie wird als Hilfsmittel innerhalb des Compliance-Prozesses eingesetzt.

Automatische Dokumentenextraktion führt nicht automatisch zum endgültigen Ausschluss von der Plattform. Wenn ein Dokument fehlt, abgelaufen ist, unlesbar ist oder nicht den Anforderungen entspricht, erhält der Nutzer eine Benachrichtigung und kann ein korrigiertes oder neues Exemplar hochladen.

Bei Zweifeln, Streitigkeiten, möglichen Fehlern oder Risikoindikatoren ist eine menschliche Beurteilung möglich, bevor endgültige negative Folgen an einen Status oder ein Flag geknüpft werden.

5. Werden Compliance-Status oder Risikoindikatoren verwendet?

Ja. Droppr Network kann Compliance-Status, Labels, Indikatoren oder Flags verwenden, um anzuzeigen, ob Dokumente vorhanden, gültig, abgelaufen, unvollständig, unlesbar oder möglicherweise inkonsistent sind.

Diese Status und Flags dienen dazu, Mitglieder beim Dokumentenmanagement, bei Compliance-Prüfungen und bei professioneller Zusammenarbeit zu unterstützen.

Ein automatischer Status oder ein Flag bedeutet nicht automatisch, dass ein Mitglied endgültig von der Plattform ausgeschlossen wird. In erster Linie erhält das betroffene Mitglied die Möglichkeit, fehlende, fehlerhafte oder veraltete Dokumente zu korrigieren oder zu ergänzen.

Bei Streitigkeiten, Zweifeln oder möglicherweise fehlerhafter Beurteilung kann eine menschliche Prüfung durchgeführt werden.

6. Auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Droppr verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine gültige Rechtsgrundlage besteht. Je nach konkreter Verarbeitung kann sich Droppr stützen auf:

6.1 Vertragserfüllung

• Kontoverwaltung
• Zugang zur Plattform
• Bereitstellung von Plattformdiensten
• Support
• Rechnungsstellung
• Verwaltung von Nutzern und Netzwerkbeziehungen

6.2 Gesetzliche Verpflichtung

• buchhalterische und steuerliche Verpflichtungen
• gesetzliche Compliance-Verpflichtungen
• Verpflichtungen im Rahmen der Haftung in der Lieferkette, illegaler Beschäftigung, Entsendung oder Transportregelung, soweit anwendbar

6.3 Berechtigtes Interesse

• Sicherheit der Plattform
• Protokollierung und Betrugsprävention
• Beweissicherung
• Unterstützung von Compliance-Prozessen
• Verwaltung professioneller Netzwerkbeziehungen
• Kontrolle auf Missbrauch oder rechtswidrige Inhalte
• Verbesserung der Plattform

Bei diesen Verarbeitungen wägt Droppr ihre Interessen gegen die Rechte und Freiheiten der Betroffenen ab.

6.4 Einwilligung

In bestimmten Fällen kann Droppr eine Einwilligung einholen, beispielsweise für bestimmte Marketingkommunikation oder nicht notwendige Cookies. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden.

7. Wer ist für hochgeladene Daten verantwortlich?

Jeder Kunde, Transporteur, Subunternehmer oder andere Mitglied ist grundsätzlich selbst verantwortlich für die Daten und Dokumente, die er in Droppr Network über seine eigene Organisation, Mitarbeiter, Fahrer, Subunternehmer oder Partner hochlädt.

Mitglieder müssen sicherstellen, dass die von ihnen hochgeladenen Daten korrekt, aktuell, vollständig und rechtmäßig erworben sind. Sie müssen außerdem über die erforderlichen Informationspflichten, Einwilligungen oder Rechtsgrundlagen verfügen, wenn sie personenbezogene Daten anderer natürlicher Personen hochladen.

Droppr ist verantwortlich für die Plattform, die Sicherheit, die technische Verarbeitung, die Dokumentenstruktur, die Statuslogik, die Protokollierung sowie die Art und Weise, wie Compliance-Status, Benachrichtigungen oder Flags innerhalb der Plattform verarbeitet und angezeigt werden.

Je nach konkretem Anwendungsfall kann Droppr als Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder separater Verantwortlicher für bestimmte Plattformfunktionen auftreten.

8. Mit wem teilen wir personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten können geteilt werden mit:

• dem Mitglied, das die Daten hochlädt
• befugten Nutzern innerhalb derselben Organisation
• anderen Mitgliedern innerhalb zulässiger Netzwerkbeziehungen
• Droppr-Mitarbeitern oder Support-Mitarbeitern, die Zugriff benötigen
• Hosting- und Cloud-Anbietern
• Google Cloud / Google Document AI für Dokumentenextraktion
• IT-, Sicherheits- und Softwareanbietern
• buchhalterischen, juristischen oder professionellen Beratern
• Behörden oder Aufsichtsstellen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist

Droppr teilt personenbezogene Daten nicht unbegrenzt. Der Zugriff wird auf Grundlage von Rollen, Rechten und Erforderlichkeit beschränkt.

Wo möglich, wird nicht das vollständige Dokument angezeigt, sondern nur ein Status, Gültigkeitsdatum, Prüfdatum oder andere eingeschränkte Metadaten.

9. Werden Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet?

Droppr strebt an, personenbezogene Daten so weit wie möglich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zu verarbeiten.

Wenn personenbezogene Daten dennoch von Anbietern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden oder wenn ein Zugriff von außerhalb des EWR möglich ist, trifft Droppr geeignete Garantien, wie vertragliche Vereinbarungen, Auftragsverarbeitungsverträge, Standardvertragsklauseln oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wo erforderlich.

10. Wie lange bewahren wir personenbezogene Daten auf?

Droppr bewahrt personenbezogene Daten und Dokumente nicht länger auf, als für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Aufbewahrungsfristen werden auf Grundlage der Kontoverwaltung, aktiven Zusammenarbeit, Compliance-Prüfung, gesetzlicher Verpflichtungen, Haftung in der Lieferkette, Transportregelung, steuerlicher und buchhalterischer Verpflichtungen, Beweiszwecken, Sicherheit und Incident-Nachverfolgung festgelegt.

Für Compliance- und Haftungsdokumente in der Lieferkette kann eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 5 Jahren nach Ende der Zusammenarbeit oder der letzten relevanten Auftragserteilung angewendet werden, wenn dies erforderlich ist, um Sorgfalts- oder Kontrollpflichten nachzuweisen.

Für Rechnungs- und Buchhaltungsdaten gelten die gesetzlichen buchhalterischen Aufbewahrungsfristen. Für Verträge kann eine längere Beweisfrist gelten, abhängig von der vertraglichen Haftung.

Für sensible oder sehr persönliche Dokumente, wie Identitätsdokumente, Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnisse, medizinische Eignung, Führerscheine, Code 95 oder Fahrerkarten, wendet Droppr Datensparsamkeit an. Wo möglich, werden nur Statusinformationen oder Metadaten aufbewahrt, wie Dokumenttyp, Prüfdatum, Gültigkeitsdatum und Verifizierungsstatus.

Vollständige Dokumente werden nur aufbewahrt, wenn dies für gesetzliche, vertragliche, operative oder compliance-bezogene Zwecke erforderlich ist.

11. Wie schützen wir personenbezogene Daten?

Droppr trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Änderung oder Offenlegung zu schützen. Diese Maßnahmen können unter anderem bestehen aus:

• rollenbasierten Zugriffsrechten
• Beschränkung von Administratorrechten
• Protokollierung und Audit Trails
• gesicherter Cloud-Umgebung
• Zugriffskontrolle
• Verschlüsselung, wo angemessen
• Backups
• Überwachung von Sicherheitsvorfällen
• Verfahren bei Datenschutzverletzungen
• Vereinbarungen mit Auftragsverarbeitern und Subauftragsverarbeitern
• periodischer Überprüfung von Zugriff und Sicherheit

12. Welche Rechte haben Betroffene?

Betroffene haben, innerhalb der Voraussetzungen der AVG/GDPR, unter anderem folgende Rechte:

• Recht auf Information
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht
• Recht, die Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht
• Recht, nicht ausschließlich einer automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen entfaltet, soweit anwendbar

Droppr kann verlangen, die Identität des Antragstellers zu bestätigen, wenn dies erforderlich ist, um Missbrauch oder unbefugten Zugriff auf Daten zu verhindern.

13. Korrektur von Dokumenten und Anfechtung von Status

Wenn ein Dokument fehlt, abgelaufen ist, unlesbar ist oder nicht den Anforderungen entspricht, erhält der Nutzer die Möglichkeit, das Dokument zu korrigieren, zu ergänzen oder ein neues Exemplar hochzuladen.

Wenn ein Mitglied mit einem Compliance-Status, Flag, einer Verifizierung oder einer erheblichen Herabsetzung eines Status oder einer Bewertung nicht einverstanden ist, kann es begründeten Widerspruch über die Plattform oder über info@droppr.be einlegen.

Droppr wird Streitigkeiten sorgfältig prüfen und kann zusätzliche Informationen oder Dokumente anfordern.

14. Cookies und Tracking

Soweit Droppr Network Cookies oder vergleichbare Technologien verwendet, geschieht dies gemäß der Cookie-Richtlinie von Droppr.

Notwendige Cookies können verwendet werden, um die Plattform technisch funktionsfähig zu machen.

Nicht notwendige Cookies, wie Analytics- oder Marketing-Cookies, werden nur platziert, wenn dafür eine gültige Rechtsgrundlage besteht.

15. Beschwerden

Wenn eine betroffene Person Fragen oder Beschwerden zur Verarbeitung personenbezogener Daten hat, kann sie Droppr kontaktieren über privacy@droppr.be oder info@droppr.be.

Betroffene haben auch das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen, einschließlich der belgischen Datenschutzbehörde.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Droppr kann diese Datenschutzerklärung ändern, wenn sich die Plattform, die Verarbeitungen, die Gesetzgebung oder die eingesetzten Anbieter ändern.

Die aktuellste Version wird über die Plattform oder die Website von Droppr Network bereitgestellt.