Déclaration de confidentialité

• Responsable du traitement : Droppr BV
• Siège social : Watertorenstraat 8, bus 11, 9300 Aalst
• Numéro d'entreprise (KBO) : 1020.116.732
• Contact : info@droppr.be

Cette déclaration de confidentialité explique comment Droppr BV traite les données à caractère personnel dans le cadre de Droppr Network.

Droppr Network est une plateforme numérique de réseau pour les acteurs professionnels du secteur de la logistique et du transport. Via la plateforme, les membres peuvent s'inscrire, télécharger des documents, gérer des informations de conformité, faire effectuer des vérifications, gérer des relations réseau et soutenir la collaboration professionnelle.

Cette déclaration de confidentialité s'applique aux données à caractère personnel de, entre autres, utilisateurs de la plateforme, personnes de contact, dirigeants, employés, chauffeurs, sous-traitants et autres personnes physiques dont les données sont traitées via Droppr Network.

2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Droppr Network peut notamment traiter les données à caractère personnel suivantes :

2.1 Données de compte et de contact

• nom
• adresse e-mail
• numéro de téléphone
• fonction
• entreprise ou organisation
• rôle utilisateur
• données de connexion et de compte
• communication avec Droppr ou d'autres membres via la plateforme

2.2 Données professionnelles et liées à l'entreprise

• données de personnes de contact, dirigeants ou représentants
• données d'entreprise dans la mesure où elles sont identifiables comme se rapportant à des personnes physiques
• données relatives aux relations réseau, rôles et droits d'accès
• données nécessaires à l'inscription, à la vérification et à la gestion du compte

2.3 Documents de conformité et de transport

Selon la situation concrète, les membres peuvent télécharger ou gérer des documents tels que :

• permis de transport
• attestations d'assurance
• assurances CMR ou responsabilité transport
• attestations RSZ ou fiscales
• pièces d'identité ou de représentation
• permis de conduire C/CE
• Code 95
• carte de conducteur
• documents A1
• documents IMI ou de détachement
• permis de travail, permis uniques ou documents de séjour le cas échéant
• autres documents nécessaires à la conformité transport, à la responsabilité solidaire de la chaîne, au contrôle légal ou à la collaboration professionnelle

2.4 Statuts de conformité, flags et données de vérification

Droppr Network peut traiter des statuts, labels, indicateurs ou flags, tels que :

• document présent / manquant
• valide / expiré
• conforme / non conforme
• contrôle requis
• document illisible
• incohérence constatée
• indicateur de risque possible
• date de contrôle
• date de validité
• statut de vérification

Ces statuts et indicateurs soutiennent le flux de conformité et le contrôle documentaire au sein de la plateforme.

2.5 Données techniques et journaux

Droppr peut traiter des données techniques telles que :

• adresse IP
• moments de connexion
• journaux d'audit
• téléchargements de documents
• modifications de documents ou de statuts
• données d'accès et d'utilisation
• journaux de sécurité
• messages d'erreur et informations de support

Ces données sont nécessaires à la sécurité, à la journalisation, à la prévention de la fraude, au support et au bon fonctionnement de la plateforme.

3. À quelles fins utilisons-nous ces données ?

Droppr traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

• la création et la gestion de comptes
• l'octroi d'accès à Droppr Network
• la gestion de relations réseau professionnelles
• le soutien à la gestion documentaire et aux processus de conformité
• le contrôle de la présence, de la validité et de l'exhaustivité des documents
• le soutien à la conformité transport, à la responsabilité solidaire de la chaîne, aux obligations de détachement et à d'autres obligations légales ou contractuelles de contrôle
• l'affichage de statuts de conformité, labels ou indicateurs au sein de relations réseau autorisées
• la détection de documents manquants, expirés, illisibles ou incohérents
• l'accompagnement des utilisateurs dans la correction ou la complétion de documents
• la sécurisation de la plateforme
• la prévention et l'enquête sur les abus, la fraude, l'accès illégitime ou les contenus illégaux
• la fourniture de support
• la facturation et la gestion client
• le respect des obligations légales
• l'amélioration du fonctionnement, de la fiabilité et de la sécurité de la plateforme

4. Utilisons-nous l'IA ou l'extraction documentaire automatisée ?

Oui. Droppr Network peut recourir à l'extraction documentaire automatique via Google Cloud / Google Document AI ou des technologies similaires.

Les utilisateurs téléchargent des documents sur la plateforme Droppr. Ces documents peuvent ensuite être lus automatiquement afin d'identifier des données pertinentes, telles que le type de document, le nom, le numéro de document, la date de validité, l'entreprise, le chauffeur ou d'autres données de conformité.

Cette extraction automatique soutient le contrôle de l'exhaustivité, de la validité et des incohérences possibles. La technologie est utilisée comme outil d'aide au sein du flux de conformité.

L'extraction documentaire automatique n'entraîne pas automatiquement une exclusion définitive de la plateforme. Lorsqu'un document est manquant, expiré, illisible ou non conforme, l'utilisateur en est informé et peut télécharger un exemplaire corrigé ou nouveau.

En cas de doute, de contestation, d'erreurs possibles ou d'indicateurs de risque, une évaluation humaine est possible avant que des conséquences négatives définitives ne soient attachées à un statut ou à un flag.

5. Des statuts de conformité ou indicateurs de risque sont-ils utilisés ?

Oui. Droppr Network peut utiliser des statuts de conformité, labels, indicateurs ou flags pour indiquer si des documents sont présents, valides, expirés, incomplets, illisibles ou possiblement incohérents.

Ces statuts et flags ont pour objectif d'aider les membres dans la gestion documentaire, le contrôle de conformité et la collaboration professionnelle.

Un statut ou un flag automatique ne signifie pas automatiquement qu'un membre est définitivement exclu de la plateforme. En premier lieu, le membre concerné a la possibilité de corriger ou de compléter les documents manquants, erronés ou obsolètes.

En cas de contestation, de doute ou d'évaluation possiblement erronée, un contrôle humain peut être effectué.

6. Sur quelles bases juridiques traitons-nous les données à caractère personnel ?

Droppr ne traite les données à caractère personnel que lorsqu'une base juridique valable existe. Selon le traitement concret, Droppr peut s'appuyer sur :

6.1 Exécution d'un contrat

• gestion de compte
• accès à la plateforme
• fourniture de services de la plateforme
• support
• facturation
• gestion des utilisateurs et des relations réseau

6.2 Obligation légale

• obligations comptables et fiscales
• obligations légales de conformité
• obligations dans le cadre de la responsabilité solidaire de la chaîne, du travail illégal, du détachement ou de la réglementation transport, le cas échéant

6.3 Intérêt légitime

• sécurisation de la plateforme
• journalisation et prévention de la fraude
• constitution de preuves
• soutien aux processus de conformité
• gestion de relations réseau professionnelles
• contrôle des abus ou des contenus illégitimes
• amélioration de la plateforme

Pour ces traitements, Droppr met en balance ses intérêts et les droits et libertés des personnes concernées.

6.4 Consentement

Dans certains cas, Droppr peut demander un consentement, par exemple pour certaines communications marketing ou des cookies non essentiels. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, celui-ci peut toujours être retiré.

7. Qui est responsable des données téléchargées ?

Chaque client, transporteur, sous-traitant ou autre membre est en principe lui-même responsable des données et documents qu'il télécharge dans Droppr Network concernant sa propre organisation, ses employés, chauffeurs, sous-traitants ou partenaires.

Les membres doivent veiller à ce que les données qu'ils téléchargent soient correctes, actuelles, complètes et obtenues licitement. Ils doivent également disposer des obligations d'information, consentements ou bases juridiques nécessaires lorsqu'ils téléchargent des données à caractère personnel d'autres personnes physiques.

Droppr est responsable de la plateforme, de la sécurité, du traitement technique, de la structure documentaire, de la logique de statut, de la journalisation et de la manière dont les statuts de conformité, notifications ou flags sont traités et affichés au sein de la plateforme.

Selon le cas d'usage concret, Droppr peut agir en qualité de responsable du traitement, de sous-traitant ou de responsable du traitement distinct pour certaines fonctionnalités de la plateforme.

8. Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel peuvent être partagées avec :

• le membre qui télécharge les données
• utilisateurs autorisés au sein de la même organisation
• autres membres au sein de relations réseau autorisées
• collaborateurs Droppr ou agents de support ayant besoin d'accès
• fournisseurs d'hébergement et de cloud
• Google Cloud / Google Document AI pour l'extraction documentaire
• fournisseurs informatiques, de sécurité et logiciels
• conseillers comptables, juridiques ou professionnels
• autorités publiques ou organes de contrôle lorsque la loi l'exige

Droppr ne partage pas les données à caractère personnel de manière illimitée. L'accès est restreint en fonction des rôles, des droits et de la nécessité.

Dans la mesure du possible, le document complet n'est pas affiché, mais uniquement un statut, une date de validité, une date de contrôle ou d'autres métadonnées limitées.

9. Les données sont-elles traitées en dehors de l'Espace économique européen ?

Droppr s'efforce de traiter les données à caractère personnel autant que possible au sein de l'Espace économique européen.

Lorsque des données à caractère personnel sont néanmoins traitées par des fournisseurs situés en dehors de l'Espace économique européen ou lorsqu'un accès depuis l'extérieur de l'EEE est possible, Droppr prend des garanties appropriées, telles que des accords contractuels, des contrats de sous-traitance, des clauses contractuelles types ou des mesures de sécurité supplémentaires si nécessaire.

10. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?

Droppr ne conserve pas les données à caractère personnel et les documents plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont traités.

Les durées de conservation sont déterminées en fonction de la gestion de compte, de la collaboration active, du contrôle de conformité, des obligations légales, de la responsabilité solidaire de la chaîne, de la réglementation transport, des obligations fiscales et comptables, des finalités probatoires, de la sécurité et du suivi des incidents.

Pour les documents de conformité et de responsabilité solidaire de la chaîne, une durée de conservation pouvant aller jusqu'à 5 ans après la fin de la collaboration ou de la dernière mission pertinente peut être appliquée, si cela est nécessaire pour démontrer des obligations de diligence ou de contrôle.

Pour les données de facturation et comptables, les délais légaux de conservation comptable s'appliquent. Pour les contrats, une période probatoire plus longue peut s'appliquer en fonction de la responsabilité contractuelle.

Pour les documents sensibles ou très personnels, tels que les pièces d'identité, permis de séjour ou de travail, aptitude médicale, permis de conduire, Code 95 ou cartes de conducteur, Droppr applique la minimisation des données. Dans la mesure du possible, seules des informations de statut ou des métadonnées sont conservées, telles que le type de document, la date de contrôle, la date de validité et le statut de vérification.

Les documents complets ne sont conservés que lorsque cela est nécessaire à des fins légales, contractuelles, opérationnelles ou liées à la conformité.

11. Comment sécurisons-nous les données à caractère personnel ?

Droppr prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte, l'usage abusif, l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation. Ces mesures peuvent notamment consister en :

• droits d'accès basés sur les rôles
• limitation des droits administrateur
• journalisation et pistes d'audit
• environnement cloud sécurisé
• contrôle d'accès
• chiffrement le cas échéant
• sauvegardes
• surveillance des incidents de sécurité
• procédures en cas de violation de données
• accords avec les sous-traitants et sous-traitants ultérieurs
• évaluation périodique de l'accès et de la sécurité

12. Quels sont les droits des personnes concernées ?

Les personnes concernées disposent, dans les conditions prévues par l'AVG/RGPD, notamment des droits suivants :

• droit à l'information
• droit d'accès
• droit de rectification
• droit à l'effacement
• droit à la limitation du traitement
• droit à la portabilité des données
• droit d'opposition
• droit de retirer le consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement
• droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires, le cas échéant

Droppr peut demander de confirmer l'identité du demandeur lorsque cela est nécessaire pour prévenir les abus ou l'accès non autorisé aux données.

13. Correction de documents et contestation de statuts

Lorsqu'un document est manquant, expiré, illisible ou non conforme, l'utilisateur a la possibilité de corriger, compléter ou télécharger un nouvel exemplaire du document.

Lorsqu'un membre n'est pas d'accord avec un statut de conformité, un flag, une vérification ou une diminution significative d'un statut ou d'un score, il peut introduire une opposition motivée via la plateforme ou via info@droppr.be.

Droppr examinera les contestations avec diligence et pourra demander des informations ou documents supplémentaires.

14. Cookies et suivi

Dans la mesure où Droppr Network utilise des cookies ou des technologies similaires, cela se fait conformément à la politique de cookies de Droppr.

Des cookies essentiels peuvent être utilisés pour permettre le fonctionnement technique de la plateforme.

Les cookies non essentiels, tels que les cookies analytiques ou marketing, ne sont placés que lorsqu'une base juridique valable existe.

15. Réclamations

Lorsqu'une personne concernée a des questions ou des réclamations concernant le traitement de données à caractère personnel, elle peut contacter Droppr via privacy@droppr.be ou info@droppr.be.

Les personnes concernées ont également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, notamment l'Autorité de protection des données.

16. Modifications de cette déclaration de confidentialité

Droppr peut modifier cette déclaration de confidentialité lorsque la plateforme, les traitements, la législation ou les fournisseurs utilisés évoluent.

La version la plus récente est mise à disposition via la plateforme ou le site web de Droppr Network.