Wat een chauffeur in de app kan zien

Een chauffeursaccount ziet alleen de eigen planning, de eigen documenten en de voertuigen die eraan zijn toegewezen. Tarieven, partners en de compliancescore van het bedrijf worden nooit weergegeven.

Wat je hier kunt doen, hangt af van de rol die je bij je uitnodiging hebt gekregen. Een wagenparkbeheerder kan alles binnen de entiteit aanmaken en bewerken, een planner kan het rooster wijzigen maar niet het wagenpark zelf, en een lezer kan alles bekijken zonder iets te wijzigen. Als een knop ontbreekt op een plek waar die volgens dit artikel zou moeten staan, komt dat vrijwel altijd door je rol.

Elke wijziging wordt in het auditlogboek vastgelegd, samen met de naam van degene die de wijziging heeft aangebracht en het exacte tijdstip. Het logboek staat onderaan de registratie en kan door niemand worden gewijzigd of gewist, ook niet door ons. Daardoor kan het tijdens een audit als bewijs dienen en is het niet slechts een handig hulpmiddel voor op kantoor.

Datums en tijden worden opgeslagen in UTC en weergegeven in de tijdzone van de browser die u gebruikt. Dit is van belang rond de overgang van de ene dag naar de andere: een boeking die om half één 's nachts in Warschau begint, valt in Dublin nog op de vorige avond, en dat wordt ook zo in het rooster weergegeven. Bij exports wordt altijd het tijdzoneverschil vermeld, zodat een spreadsheet later niet verkeerd kan worden geïnterpreteerd.

Als er na een import of een bulkwijziging iets niet klopt, gaat er niets verloren. Droppr bewaart elke versie van een record. Vanuit het geschiedenispaneel kan elke versie worden hersteld. Dat is de veiligste manier om een fout ongedaan te maken — en zeker veiliger dan het record te verwijderen en opnieuw te beginnen met een leeg formulier.

Meldingen worden per e-mail verzonden en in het dashboard weergegeven. Hiervoor wordt het adres uit je eigen profiel gebruikt in plaats van het bedrijfsadres, zodat elke collega alleen de voor hem of haar relevante meldingen ontvangt. Je kunt in je meldingsinstellingen een categorie meldingen dempen zonder de overige meldingen uit te schakelen.

Documenten en foto's worden versleuteld opgeslagen en zijn uitsluitend zichtbaar voor het bedrijf dat ze heeft geüpload. Een partner ziet alleen het resultaat — een compliancescore, een verificatiebadge, een vervaldatum — en nooit het bestand zelf. Deze scheiding is bewust aangebracht, zorgt ervoor dat het netwerk werkt en kan niet worden aangepast.

De zoekfunctie op dit scherm zoekt niet alleen op naam. Kentekens, VIN's, chauffeursnummers en boekingsreferenties worden allemaal geïndexeerd. Daarom is het meestal het snelst om de gegevens die u voor u hebt simpelweg te plakken, zodat u direct het juiste dossier kunt openen.

Bulkacties worden uitgevoerd op alles wat is geselecteerd. In het bevestigingsvenster staat altijd om hoeveel records het gaat en wat ermee zal gebeuren. Geen enkele bulkactie is onomkeerbaar: elke actie die op deze manier wordt uitgevoerd, kan gedurende de rest van de werkdag vanuit hetzelfde scherm ongedaan worden gemaakt.

De mobiele app toont dezelfde gegevens als het dashboard, met alleen de functies die een chauffeur of terreinbeheerder nodig heeft. De app werkt ook offline: een registratie die zonder bereik wordt aangemaakt, wordt in de wachtrij geplaatst en verzonden zodra de telefoon weer verbinding heeft. Daarbij wordt het tijdstip waarop de registratie daadwerkelijk is aangemaakt behouden, in plaats van het tijdstip waarop deze is ontvangen.

Integraties lezen en schrijven volgens dezelfde regels als een persoon. Een API-sleutel kan niets zien wat buiten het bereik van zijn machtigingen valt, en bij een record dat ermee wordt gewijzigd, wordt in het auditlogboek de naam van de integratie vermeld in plaats van een leeg veld. Zo wordt een geautomatiseerde wijziging nooit aangezien voor een wijziging door een collega.

Als een veld verplicht is, meldt Droppr dat pas wanneer je probeert te publiceren, en niet terwijl je nog aan het typen bent. Zo kleurt een half ingevuld item nooit rood terwijl je ermee bezig bent. Optionele velden die nuttig kunnen zijn om in te vullen, worden bovenaan het formulier voorgesteld in plaats van verplicht gesteld.

Als je overstapt vanuit een spreadsheet of een ander systeem, voer dan eerst handmatig één voertuig of één chauffeur in en vergelijk dit met het resultaat van de import. Tien minuten die je hieraan besteedt, zijn meer waard dan hoeveel controles achteraf ook, en meestal ontdek je zo dat een kolom in de verkeerde volgorde staat.

Kom je er nog steeds niet uit? De supportmedewerkers kunnen dezelfde schermen zien als jij. Een link naar het betreffende item en één zin over wat je had verwacht, zijn daarom meestal voldoende om meteen bij het eerste antwoord een bruikbare oplossing te krijgen, in plaats van pas bij het derde.

Alles wat op dit scherm wordt weergegeven, kan worden geëxporteerd. Daarbij worden de toegepaste filters meegenomen in plaats van de volledige tabel. Dat is meestal precies wat je wilt wanneer iemand per e-mail om een lijst vraagt, en zo voorkom je dat een spreadsheet ongemerkt een tweede bron van waarheid wordt.

Verwijderen is bewust lastiger gemaakt dan archiveren en is voor de meeste records helemaal niet mogelijk. Door een record te archiveren, verdwijnt het uit alle lijsten en planningen, maar blijft het wel leesbaar. Dat is precies wat een auditor, verzekeraar of collega die gegevens van afgelopen winter bekijkt nodig heeft.

Alles wat je typt, wordt automatisch opgeslagen. Droppr bewaart de registratie als concept totdat je deze publiceert. Je kunt dus op een laptop beginnen, halverwege stoppen en later verdergaan op de tablet in het depot zonder dat er gegevens verloren gaan. Je partners kunnen pas zien wat je hebt ingevoerd nadat de registratie is gepubliceerd. Je kunt dus gerust vroeg en vaak opslaan.