Privacyverklaring

• Verwerkingsverantwoordelijke: Droppr BV
• Maatschappelijke zetel: Watertorenstraat 8, bus 11, 9300 Aalst
• Ondernemingsnummer: 1020.116.732
• Contact: info@droppr.be

Deze privacyverklaring legt uit hoe Droppr BV persoonsgegevens verwerkt in het kader van Droppr Network.

Droppr Network is een digitaal netwerkplatform voor professionele partijen in de logistieke en transportsector. Via het platform kunnen leden zich registreren, documenten opladen, compliance-informatie beheren, verificaties laten uitvoeren, netwerkrelaties beheren en professionele samenwerking ondersteunen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onder meer platformgebruikers, contactpersonen, bestuurders, medewerkers, chauffeurs, onderaannemers en andere natuurlijke personen van wie gegevens via Droppr Network worden verwerkt.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Droppr Network kan onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

2.1 Account- en contactgegevens

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• functie
• bedrijf of organisatie
• gebruikersrol
• login- en accountgegevens
• communicatie met Droppr of andere leden via het platform

2.2 Professionele en bedrijfsgerelateerde gegevens

• gegevens van contactpersonen, bestuurders of vertegenwoordigers
• ondernemingsgegevens voor zover deze herleidbaar zijn tot natuurlijke personen
• gegevens over netwerkrelaties, rollen en toegangsrechten
• gegevens die nodig zijn voor registratie, verificatie en accountbeheer

2.3 Compliance- en transportdocumenten

Afhankelijk van de concrete situatie kunnen leden documenten opladen of beheren zoals:

• transportvergunningen
• verzekeringsattesten
• CMR- of transportaansprakelijkheidsverzekeringen
• RSZ- of fiscale attesten
• identiteits- of vertegenwoordigingsbewijzen
• rijbewijs C/CE
• Code 95
• bestuurderskaart
• A1-documenten
• IMI- of detacheringsdocumenten
• werkvergunningen, single permits of verblijfsdocumenten indien relevant
• andere documenten die noodzakelijk zijn voor transport-compliance, ketenaansprakelijkheid, wettelijke controle of professionele samenwerking

2.4 Compliance-statussen, flags en verificatiegegevens

Droppr Network kan statussen, labels, indicatoren of flags verwerken, zoals:

• document aanwezig / ontbreekt
• geldig / vervallen
• compliant / niet-compliant
• controle vereist
• onleesbaar document
• inconsistentie vastgesteld
• mogelijke risico-indicator
• controledatum
• geldigheidsdatum
• verificatiestatus

Deze statussen en indicatoren ondersteunen de complianceflow en documentcontrole binnen het platform.

2.5 Technische gegevens en logs

Droppr kan technische gegevens verwerken zoals:

• IP-adres
• loginmomenten
• audit logs
• documentuploads
• wijzigingen in documenten of statussen
• toegangs- en gebruiksgegevens
• beveiligingslogs
• foutmeldingen en supportinformatie

Deze gegevens zijn nodig voor beveiliging, logging, fraudepreventie, support en het correct functioneren van het platform.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Droppr verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het aanmaken en beheren van accounts
• het verlenen van toegang tot Droppr Network
• het beheren van professionele netwerkrelaties
• het ondersteunen van documentbeheer en complianceprocessen
• het controleren van aanwezigheid, geldigheid en volledigheid van documenten
• het ondersteunen van transport-compliance, ketenaansprakelijkheid, detacheringsverplichtingen en andere wettelijke of contractuele controleverplichtingen
• het tonen van compliance-statussen, labels of indicatoren binnen toegestane netwerkrelaties
• het detecteren van ontbrekende, vervallen, onleesbare of inconsistente documenten
• het ondersteunen van gebruikers bij het corrigeren of aanvullen van documenten
• het beveiligen van het platform
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik, fraude, onrechtmatige toegang of illegale inhoud
• het leveren van support
• facturatie en klantenbeheer
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• het verbeteren van de werking, betrouwbaarheid en veiligheid van het platform

4. Gebruiken wij AI of geautomatiseerde documentextractie?

Ja. Droppr Network kan gebruikmaken van automatische documentextractie via Google Cloud / Google Document AI of gelijkaardige technologieën.

Gebruikers laden documenten op in het Droppr-platform. Deze documenten kunnen vervolgens automatisch worden uitgelezen om relevante gegevens te herkennen, zoals documenttype, naam, documentnummer, geldigheidsdatum, onderneming, chauffeur of andere compliancegegevens.

Deze automatische extractie ondersteunt de controle op volledigheid, geldigheid en mogelijke inconsistenties. De technologie wordt gebruikt als hulpmiddel binnen de complianceflow.

Automatische documentextractie leidt niet automatisch tot definitieve uitsluiting van het platform. Wanneer een document ontbreekt, vervallen is, onleesbaar is of niet voldoet, krijgt de gebruiker daarvan een melding en kan hij een correct of nieuw exemplaar opladen.

Bij twijfel, betwisting, mogelijke fouten of risico-indicatoren is menselijke beoordeling mogelijk voordat er definitieve negatieve gevolgen worden verbonden aan een status of flag.

5. Worden compliance-statussen of risico-indicatoren gebruikt?

Ja. Droppr Network kan compliance-statussen, labels, indicatoren of flags gebruiken om aan te geven of documenten aanwezig, geldig, vervallen, onvolledig, onleesbaar of mogelijk inconsistent zijn.

Deze statussen en flags hebben als doel leden te ondersteunen bij documentbeheer, compliancecontrole en professionele samenwerking.

Een automatische status of flag betekent niet automatisch dat een lid definitief wordt uitgesloten van het platform. In de eerste plaats krijgt het betrokken lid de mogelijkheid om ontbrekende, foutieve of verouderde documenten te corrigeren of aan te vullen.

Bij betwisting, twijfel of mogelijke foutieve beoordeling kan een menselijke controle worden uitgevoerd.

6. Op welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens?

Droppr verwerkt persoonsgegevens enkel wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de concrete verwerking kan Droppr zich baseren op:

6.1 Uitvoering van een overeenkomst

• accountbeheer
• toegang tot het platform
• levering van platformdiensten
• support
• facturatie
• beheer van gebruikers en netwerkrelaties

6.2 Wettelijke verplichting

• boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
• wettelijke complianceverplichtingen
• verplichtingen in het kader van ketenaansprakelijkheid, illegale tewerkstelling, detachering of transportregelgeving, voor zover van toepassing

6.3 Gerechtvaardigd belang

• beveiliging van het platform
• logging en fraudepreventie
• bewijsvoering
• ondersteuning van complianceprocessen
• beheer van professionele netwerkrelaties
• controle op misbruik of onrechtmatige inhoud
• verbetering van het platform

Bij deze verwerkingen weegt Droppr haar belangen af tegen de rechten en vrijheden van betrokkenen.

6.4 Toestemming

In bepaalde gevallen kan Droppr toestemming vragen, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie of niet-noodzakelijke cookies. Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming steeds worden ingetrokken.

7. Wie is verantwoordelijk voor opgeladen gegevens?

Elke klant, transporteur, onderaannemer of ander lid is in principe zelf verantwoordelijk voor de gegevens en documenten die hij in Droppr Network oplaadt over zijn eigen organisatie, medewerkers, chauffeurs, onderaannemers of partners.

Leden moeten ervoor zorgen dat de gegevens die zij opladen correct, actueel, volledig en rechtmatig verkregen zijn. Zij moeten ook beschikken over de nodige informatieplichten, toestemmingen of rechtsgronden wanneer zij persoonsgegevens van andere natuurlijke personen opladen.

Droppr is verantwoordelijk voor het platform, de beveiliging, de technische verwerking, de documentstructuur, de statuslogica, logging en de manier waarop compliance-statussen, meldingen of flags binnen het platform worden verwerkt en weergegeven.

Afhankelijk van de concrete use case kan Droppr optreden als verwerkingsverantwoordelijke, verwerker of afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor bepaalde platformfunctionaliteiten.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

• het lid dat de gegevens oplaadt
• bevoegde gebruikers binnen dezelfde organisatie
• andere leden binnen toegestane netwerkrelaties
• Droppr-medewerkers of supportmedewerkers die toegang nodig hebben
• hosting- en cloudleveranciers
• Google Cloud / Google Document AI voor documentextractie
• IT-, beveiligings- en softwareleveranciers
• boekhoudkundige, juridische of professionele adviseurs
• overheidsinstanties of toezichthouders wanneer dit wettelijk vereist is

Droppr deelt persoonsgegevens niet onbeperkt. Toegang wordt beperkt op basis van rollen, rechten en noodzaak.

Waar mogelijk wordt niet het volledige document getoond, maar enkel een status, geldigheidsdatum, controledatum of andere beperkte metadata.

9. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Droppr streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer persoonsgegevens toch worden verwerkt door leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte of wanneer toegang van buiten de EER mogelijk is, neemt Droppr passende waarborgen, zoals contractuele afspraken, verwerkersovereenkomsten, standaardcontractbepalingen of bijkomende beveiligingsmaatregelen waar nodig.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Droppr bewaart persoonsgegevens en documenten niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

Bewaartermijnen worden bepaald op basis van accountbeheer, actieve samenwerking, compliancecontrole, wettelijke verplichtingen, ketenaansprakelijkheid, transportregelgeving, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, bewijsdoeleinden, beveiliging en incidentopvolging.

Voor compliance- en ketenaansprakelijkheidsdocumenten kan een bewaartermijn tot 5 jaar na het einde van de samenwerking of laatste relevante opdracht worden gehanteerd, indien dit noodzakelijk is om zorgvuldigheids- of controleverplichtingen aan te tonen.

Voor facturatie- en boekhoudkundige gegevens gelden de wettelijke boekhoudkundige bewaartermijnen. Voor contracten kan een langere bewijsperiode gelden in functie van contractuele aansprakelijkheid.

Voor gevoelige of zeer persoonlijke documenten, zoals identiteitsdocumenten, verblijfs- of werkvergunningen, medische geschiktheid, rijbewijzen, Code 95 of bestuurderskaarten, past Droppr dataminimalisatie toe. Waar mogelijk wordt enkel statusinformatie of metadata bewaard, zoals documenttype, controledatum, geldigheidsdatum en verificatiestatus.

Volledige documenten worden enkel bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor wettelijke, contractuele, operationele of compliancegerelateerde doeleinden.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Droppr neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• rolgebaseerde toegangsrechten
• beperking van adminrechten
• logging en audit trails
• beveiligde cloudomgeving
• toegangscontrole
• versleuteling waar passend
• back-ups
• monitoring van beveiligingsincidenten
• procedures voor datalekken
• afspraken met verwerkers en subverwerkers
• periodieke evaluatie van toegang en beveiliging

12. Wat zijn de rechten van betrokkenen?

Betrokkenen hebben, binnen de voorwaarden van de AVG/GDPR, onder meer de volgende rechten:

• recht op informatie
• recht op inzage
• recht op verbetering
• recht op verwijdering
• recht op beperking van verwerking
• recht op overdraagbaarheid van gegevens
• recht van bezwaar
• recht om toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming gebaseerd is
• recht om niet onderworpen te worden aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met juridische of vergelijkbaar wezenlijke gevolgen, waar van toepassing

Droppr kan vragen om de identiteit van de verzoeker te bevestigen wanneer dit nodig is om misbruik of ongeoorloofde toegang tot gegevens te voorkomen.

13. Correctie van documenten en betwisting van statussen

Wanneer een document ontbreekt, vervallen is, onleesbaar is of niet voldoet, krijgt de gebruiker de mogelijkheid om het document te corrigeren, aan te vullen of een nieuw exemplaar op te laden.

Wanneer een lid het niet eens is met een compliance-status, flag, verificatie of significante verlaging van een status of score, kan het lid gemotiveerd bezwaar indienen via het platform of via info@droppr.be.

Droppr zal betwistingen zorgvuldig beoordelen en kan bijkomende informatie of documenten vragen.

14. Cookies en tracking

Voor zover Droppr Network cookies of gelijkaardige technologieën gebruikt, gebeurt dit overeenkomstig het cookiebeleid van Droppr.

Noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt om het platform technisch te laten functioneren.

Niet-noodzakelijke cookies, zoals analytics- of marketingcookies, worden enkel geplaatst wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

15. Klachten

Wanneer een betrokkene vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kan hij contact opnemen met Droppr via privacy@droppr.be of info@droppr.be.

Betrokkenen hebben ook het recht om klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, waaronder de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

16. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Droppr kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer het platform, de verwerkingen, de wetgeving of de gebruikte leveranciers wijzigen.

De meest recente versie wordt beschikbaar gesteld via het platform of de website van Droppr Network.